Groepspraktijk in Beringen: van netwerk tot Microsoft 365

De situatie

Een groepspraktijk in Beringen betrok een nieuw pand. Dat is het ideale moment om infrastructuur meteen goed te doen — en tegelijk het lastigste, want alles moet klaar zijn voordat de deuren opengaan.

Er speelden verschillende vragen tegelijk. Hoe houd je patiëntgegevens gescheiden van de wifi waar bezoekers op inloggen? Hoe beveilig je een pand zonder dat het eruitziet als een bewaakt gebouw? Hoe maak je van een wachtkamer een ruimte waar mensen zich op hun gemak voelen? En hoe zorg je dat de artsen onderling vlot kunnen samenwerken?

Eén netwerk, drie gescheiden werelden

In een praktijk mag verkeer niet zomaar door elkaar lopen. We hebben het netwerk opgesplitst in drie segmenten die niet bij elkaar kunnen:

• Artsen — praktijksoftware, dossiers en werkstations
• Telefonie — de vaste toestellen, apart gehouden zodat gesprekskwaliteit niet lijdt onder ander verkeer
• Gasten — wifi voor patiënten in de wachtkamer, afgeschermd van al de rest

Access points zorgen voor dekking in de spreekkamers en de wachtruimtes, zodat het netwerk overal in het pand betrouwbaar is. Een patiënt die de gasten-wifi gebruikt, komt nergens in de buurt van het praktijknetwerk.

Camera's die je niet ziet

Een nieuwe praktijk wil je niet volhangen met opvallende bewakingscamera's. Dat past niet bij de sfeer die je in een wachtkamer nastreeft.

We hebben daarom camera's geplaatst die vlak in het plafond worden afgewerkt. Ze steken niet uit en vallen visueel weg in de afwerking, terwijl ze wel doen wat ze moeten doen. In een pand waar mensen zich op hun gemak moeten voelen, maakt dat verschil.

Informatie in de wachtkamer

In de wachtkamers hangen digital signage-schermen die de praktijk zelf beheert: praktische informatie, openingsuren en aankondigingen. Mensen zitten er toch te wachten — dan kun je die tijd net zo goed nuttig maken.

Muziek in de wachtruimtes

In de wachtruimtes hebben we multiroom-audio voorzien met Sonos, per ruimte apart regelbaar vanaf een telefoon of tablet.

Dat is meer dan comfort. Zachte achtergrondmuziek dempt wat er aan de balie gezegd wordt. In een praktijk waar mensen aan het onthaal over hun afspraak of hun klachten praten, is dat een privacyvoordeel dat je niet meteen van een geluidsinstallatie verwacht.

En het maakt de stilte draaglijker. Een wachtkamer waarin je elke keelschraap hoort, voelt ongemakkelijker dan een ruimte met een zacht geluidsdecor.

De overstap naar Microsoft 365

Tot slot hebben we de praktijk overgezet naar Microsoft 365. De aanleiding was samenwerking: documenten die per mail heen en weer gingen en bestanden die op individuele computers stonden.

Nu werkt het team in Teams, staan de bestanden centraal in de cloud en kan iedereen bij wat hij nodig heeft, met rechten die per persoon zijn ingesteld. Vertrekt er iemand, dan trek je de toegang in één handeling in.

De omgeving staat op naam van de praktijk. Het hoofdbeheerdersaccount ligt bij hen.

Het resultaat

De praktijk is opgestart met infrastructuur die vanaf dag één klopt: een netwerk dat de juiste dingen uit elkaar houdt, beveiliging die niet in het oog springt, schermen die de wachtkamer informeren en een cloudomgeving waarin het team samenwerkt.

Alles wat er hangt is eigendom van de praktijk.